Wskaźnik nexus od kategorii kosztów do dochodu kwalifikowanego

Nexus to ustawowy wskaźnik określający, jaka część dochodu z kwalifikowanego prawa może wejść do podstawy IP Box w związku ze strukturą kosztów jego wytworzenia, rozwinięcia lub ulepszenia. Mechanizm premiuje własną działalność badawczo rozwojową oraz nabywanie wyników takich prac od podmiotów niepowiązanych. Nie służy natomiast mierzeniu udziału czasu twórczego w całym miesiącu pracy.

KPWI jest skrótem oznaczającym kwalifikowane prawo własności intelektualnej. W rachunku nexus trzeba wskazać konkretne prawo spełniające ustawowe warunki, a nie tylko klienta, dział firmy lub nazwę umowy. Dla programisty może nim być autorskie prawo do programu komputerowego. Identyfikację rezultatu należy powiązać z dokumentacją i sposobem uzyskania dochodu.

Zasady preferencji w PIT wynikają z art. 30ca i 30cb ustawy o PIT, a w CIT przede wszystkim z art. 24d ustawy o CIT wraz z przepisami ewidencyjnymi. Ogólne warunki przedstawia ulga IP Box. Sam poprawnie policzony wskaźnik nie potwierdza spełnienia pozostałych przesłanek.

Wzór ma postać nexus = ((a+b)*1,3)/(a+b+c+d). Najpierw dodajesz koszty a i b oraz mnożysz tę sumę przez 1,3. Następnie dzielisz wynik przez sumę wszystkich kategorii. Jeżeli rezultat przekracza 1, przyjmujesz 1. Współczynnik 1,3 nie pozwala więc objąć preferencją dochodu wyższego niż dochód z danego prawa.

Kategorie nie są dowolnymi etykietami księgowymi. Sformułowanie na fakturze może nie wystarczyć do rozróżnienia zakupu prawa od nabycia wyników prac. Potrzebne bywają umowa, zakres zamówienia, protokół odbioru i opis rezultatu. Ustalenie powiązań również wymaga zastosowania definicji ustawowej, nie potocznego rozumienia współpracy.

Koszty uzyskania przychodu służą ustaleniu dochodu podatkowego. Koszty nexus mają natomiast wykazać związek wydatków z działalnością B+R dotyczącą prawa. Zbiory te mogą się częściowo pokrywać, lecz nie są tożsame. Nie przepisuj automatycznie całej kolumny kosztów z księgowości do kategorii a.

Przepisy wyłączają z kosztów nexus wydatki, które nie są bezpośrednio związane z prawem, w szczególności odsetki, opłaty finansowe oraz koszty związane z nieruchomościami. Przy sprzęcie, usługach i wydatkach używanych również do innych celów trzeba sprawdzić rzeczywisty związek oraz sposób alokacji. Ocena konkretnego wydatku może wymagać uwzględnienia charakteru prac i stanowisk odnoszących się do danego stanu faktycznego.

Własna praca przedsiębiorcy nie staje się wydatkiem przez samo przypisanie jej szacunkowej wartości. Nie można wstawić do wzoru hipotetycznego wynagrodzenia właściciela, którego faktycznie nie poniesiono. Ewidencja czasu może wyjaśniać udział w projekcie, ale nie tworzy kosztu pieniężnego. Rozróżnienie to jest szczególnie ważne przy jednoosobowej działalności programistycznej.

Przykład obliczenia dotyczy programisty, który tworzy i rozwija jedno kwalifikowane prawo oraz uzyskuje z niego dochód. Zakładamy, że w przyjętym okresie prawidłowo ustalił wszystkie kategorie kosztów i ich bezpośredni związek z tym prawem. Kwoty są założeniami rachunku, a nie wskazaniem, że każdy wydatek o podobnej nazwie można tak samo zakwalifikować.

Do kategorii a przypisano 20 000 zł faktycznie poniesionych kosztów własnej działalności B+R. W kategorii b ujęto 10 000 zł zakupu wyników prac od wykonawcy niepowiązanego. Kategoria c wynosi zero złotych, natomiast w kategorii d znajduje się 20 000 zł nabycia kwalifikowanego prawa wykorzystanego w analizowanym przedsięwzięciu. Prawidłowość takiego powiązania przyjmujemy wyłącznie jako założenie przykładu.

Wynik 0,78 nie oznacza, że programista poświęcił projektowi 78 procent czasu. Pokazuje wyłącznie rezultat ustawowego wzoru dla przyjętej struktury kosztów. Nie oblicza się go przez podzielenie godzin twórczych przez wszystkie godziny pracy ani przez porównanie przychodów od różnych klientów.

Dochód kwalifikowany jest wynikiem przemnożenia dochodu z kwalifikowanego prawa przez właściwy nexus. Dalsze rozliczenie następuje według ustawy, z uwzględnieniem sytuacji podatnika. W kontynuacji przykładu przyjmujemy przychód 180 000 zł oraz koszty uzyskania przychodu przypisane do prawa w wysokości 60 000 zł. Suma kosztów podatkowych różni się od mianownika nexus, ponieważ oba rachunki mają inne zasady.

Pozostała część dochodu nie znika z rozliczenia. Podlega ocenie według zasad właściwych dla podatnika. W tabeli nie liczymy całego podatku działalności, składek ani innych odliczeń. Przykład ma pokazać kolejność działań i zapobiec zastosowaniu stawki 5 procent do całej faktury.

Przykład obliczenia limitu. Jeżeli a wynosi 10 000 zł, a b, c i d wynoszą zero złotych, wzór daje 13 000 zł / 10 000 zł = 1,3. Do dochodu stosuje się jednak nexus równy 1. Nie zwiększasz dochodu kwalifikowanego o nadwyżkę i nie przenosisz jej na inne prawo.

Jeżeli mianownik wynosi zero, ilorazu nie da się obliczyć. Nie wpisuj automatycznie 1 i nie twórz kosztu tylko po to, aby uzyskać wynik. Trzeba przeanalizować historię prac, rzeczywiście poniesione wydatki i zasady ich ujęcia w odpowiednim okresie. Rozliczenie nexus może wymagać uwzględnienia kosztów dotyczących prawa z wcześniejszych lat zgodnie z właściwymi zasadami, więc pojedynczy pusty miesiąc nie rozstrzyga całej sytuacji.

Osobno sprawdź, czy ten sam wydatek nie znalazł się w kilku kategoriach albo przy kilku prawach w pełnej wysokości. Zmiana klasyfikacji powinna mieć uzasadnienie merytoryczne i pozostawić ślad w dokumentacji. Sama potrzeba uzyskania korzystniejszego wskaźnika nie jest takim uzasadnieniem.

• Połącz każdy wydatek z dokumentem źródłowym i konkretnym prawem.
• Zapisz podstawę podziału kosztów wspólnych oraz ocenę powiązań wykonawcy.
• Uzgodnij koszty dochodu z księgowością, a kategorie nexus zweryfikuj osobno.
• Zachowaj obliczenie wskaźnika przed limitem i wartość faktycznie zastosowaną.
• Sprawdź, czy zestawienie roczne uwzględnia historię prawa zgodnie z ustawą.

Pomocny układ zapisów opisuje ewidencja IP Box wzór. PIT-IP oznacza załącznik do rocznego zeznania podatnika PIT, w którym wykazuje się dane preferencji. Dane do niego muszą wynikać z ewidencji, a nie z odrębnego rachunku wykonanego bez powiązania z dokumentami. Szczegóły zestawienia omawia PIT-IP.